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档案馆关于做好新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档的工作提示

学校新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作领导小组、各成员单位、各院(系、所、书院)、机关各部门、各直属单位:

新冠肺炎疫情防控(以下简称“疫情防控”)工作中形成的各类文字、照片、录音、录像、电子和实物等材料是学校抗击新冠肺炎疫情的真实记录,也是学校档案资源的重要组成部分。为有计划、有步骤科学、规范地做好本疫情防控档案收集归档工作,现作以下提示:

、根据《中华人民共和国档案法》《上海市档案条例》《上海市重点档案管理办法》,学校各单位应当第一时间做好疫情防控文件材料收集归档工作,依法及时采取安全、有效措施和手段做好疫情防控档案工作。

、各单位应明确疫情防控档案工作分管领导和专(兼)职档案工作人员,认真做好归档文件材料收集工作和自身防疫工作。

、各单位要结合疫情防控工作实际,明确疫情防控文件材料收集内容,优化接收流程。努力做到“应归尽归”特别要重视照片、录音、录像、电子文件、实物等的收集。

、各单位要有针对性地开展疫情防控文件材料收集归档工作。需归档的文件材料包括:

1上级单位下发的关于疫情防控工作的重要批示、指示文件材料;

2学校及各单位建立疫情防控工作机构、协调机制形成的文件材料;

3上级部门及有关领导督导检查我校疫情防控工作的相关文件材料

4召开疫情防控工作会议的会议记录、纪要、决定、领导讲话等文件材料;

5有关疫情防控工作的规定、办法、意见、通知、应急预案等文件材料;

6有关疫情防控工作的请示、报告、批复、批示、函和复函等文件材料;

7有关疫情防控工作的计划、安排、措施、报表、形势研判、分析、总结、大事记防控预案、监测方案等文件材料;

8教务处、研究生院和各教学单位在做好疫情防控工作相关的线上线下教学安排工作形成的文件材料;

9组织对新冠肺炎开展医学、科学研究医药用品研制、专利申请形成的文件材料;

10做好疫情防控工作相关物资保障、生产和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料;

11反映对出入学校校门,出入学校宿舍、食堂、办公场所等进行卫生检疫和管控形成的文件材料;

12各单位对留校师生员工、对师生员工返校疫情防控工作相关工作文件材料;

13学校教育基金会在社会救助、捐赠及相关资金、物资调拨、分配和使用形成的文件材料;

14有关校园治安综合治理,打击违法犯罪活动,处理防疫期间违反校纪校规防疫工作相关规定等工作中形成的文字材料;

15宣传部、新闻媒体及相关单位关于疫情防控工作的宣传材料;

16有关疫情防控工作的公告、信息、专报、简报、快报等;

17各单位与疫情防控相关特色工作文件材料。

五、归档文件以为单位进行整理。纸质和电子形式的文件均需符合国家和上海市的有关规范和标准。

六、各单位负责人要切实加强监督指导本单位疫情防控档案收集工作,并及时协调沟通。

七、学校新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作领导小组成员单位应于疫情宣告结束后1个月内,将文件材料向档案移交归档

单位可参照本工作提示执行,在开展疫情防控档案收集工作中如有问题,请及时与学校档案馆收集指导办公室联系。

联系邮箱:shouji@mail.pureng02.com

联系人:李炜菁  冯珺

电话:13917071695  13636306830

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